Avec la “réunionite” vécue, parfois subie, par une part significative des lecteurs du présent article, son titre paraît incongru. Comment la tenue de séances pourrait-elle améliorer la gouvernance d’une organisation ?
À ce sujet, la théorie des jeux [1] révèle un enseignement paradoxal, jugez plutôt par vous-mêmes:
Parmi les exemples illustrant la théorie des jeux, citons le célèbre Dilemme du prisonnier et revenons plus en détails sur la Réunion de la commission, une situation que les administrations publiques connaissent bien.
Le temps de peindre le décor : le démarrage de cette réunion de commission est fixé à vendredi, 17 heures. La commission ne peut siéger efficacement que si tous ses membres sont présents, chacun décidant de son heure d’arrivée. Somme toute, les intérêts des participants à cette réunion sont résumables ainsi :
Les maths nous disent que deux issues sont meilleures que toutes les autres, lorsque (a) tout le monde arrive à l’heure (Optimum de Nash) ou (b) tout le monde arrive en retard (Equilibre de Nash [2]). Dans un “jeu” comme celui-ci, tous les participants ont les mêmes préférences : tous préfèrent arriver à l’heure. Toutefois, si d’expérience quelqu’un arrive en retard, tous préféreront arriver en retard pour s’éviter une attente inutile.
Stéréotypé, cet énoncé renvoie à notre quotidien professionnel: si nous désirons arriver à l’heure aux réunions, préparés à prendre les meilleures décisions et conclure dans les temps, comment soutenir un groupe de “joueurs” à priori bien intentionnés
Les soucis de présence, de ponctualité ou de prise de décision collective rencontrés par les administrations publiques sont semblables à ceux d’un hôpital, d’une association professionnelle ou d’une coopérative d’habitation.
Publiques ou privées, ces organisations avancent aussi bien avec des collaborateurs rattachés qu’avec des entreprises affiliées (i.e. locataires d’associations comme les chambres du commerce), ou pas (i.e. sous-traitants d’un projet de construction répondant à une coopérative d’habitation, maître d’ouvrage). Le jeu se complique…
Avec l’informatique et la mise en réseau des acteurs, cette complexité peut s’envisager autrement. Grâce à la gestion électronique des documents (GED) embarquée dans un outil de gestion des séances web-based et à sa fonction de recherche par mot-clé, un logiciel comme Meeting permet d’optimiser les interactions entre participants avant, pendant et après les réunions.
Si les membres d’un conseil décisionnel s’appuient sur une solution comme Meeting pour se préparer à une séance, ils l’utiliseront également en interaction avec leurs équipes opérationnelles. En effet, si ces dernières ne prennent pas nécessairement part aux séances, elles ont œuvré pour les points présentés par
et continueront à le faire une fois la séance terminée. De l’avis d’un utilisateur Meeting :
« les questions d’adjudication sont préparées et consignées dans la séance avec toutes les informations utiles : le nombre d’entreprises consultées, les offres, la préconisation du service, etc. Alors que toute la procédure d’appel d’offre prend beaucoup de temps, le traitement de ce point en séance est réglé en une minute. »
Après chaque réunion, le procès-verbal est transmis aux participants en un simple clic. Au-delà du gain de temps, citons l’impact positif sur la qualité des échanges en réunion perçue par une commune romande :
« Le Conseil municipal siège environ 40 fois par année […] cela représente approximativement 480 à 600 décisions. L’avantage premier de cet outil est que l’ensemble des conseillers accède à la même information, un élément fondamental pour une prise de décision de consensus. »
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